Ako účtovať palivovú (tankovaciu) kartu v PÚ?

  

Dobrý deň. Pre pohodlie sme si v našej eseročke zriadili palivové karty, ktorými budeme tankovať v jednej sieti čerpacích staníc. Len teraz som trochu nesvoja v tom, ako to mám vlastne účtovať, cez aké účty. Doteraz som klasicky účtovala len bločky. Viete dať nejaký návod? Ďakujem.

 

Zdravím. Pri palivových resp. tankovacích kartách sa môžme stretnúť s dvoma typmi fungovania takýchto kariet – “evidenčnými” kartami a dobíjacími kartami.

Evidenčné karty

Prvé karty, evidenčné, slúžia iba na zaevidovanie tankovania v danej sieti čerpacích staníc do ich systému. Ten následne ku nejakému obdobiu, podľa toho ako máte zmluvne dohodnutú fakturáciu, vystaví faktúru za tankovania v tomto období, ktorá vám je spolu s výpisom tankovaní (dátum, čas, miesto, množstvo, číslo karty) doručená.

O tankovaní potom účtujete obdobne ako pri účtovaní pokladničných dokladov za tankovanie, iba s tým rozdielom, že faktúru evidujete v knihe záväzkov a jej následnú úhradu cez bankový účet, vo veľmi zriedkavých prípadoch cez pokladnicu.

Ide o veľmi jednoduchý systém, ktorý nie je zložitý na účtovanie (ako bežná faktúra). Tento spôsob odporúčam aj svojim zákazníkom, nakoľko je najmenej náročný nielen na administratívu, ale aj na sledovanie toku peňazí za tankovanie (nedochádza k viazaniu finančných prostriedkov na karte ako tomu bude v ďalšom variante).

Účtovanie bude v skratke vyzerať nasledovne:

Prijatá faktúra za tankovanie PHM (PHL) 501 A* / 321
Úhrada faktúry za tankovanie 321 / 221

*V prípade, že si neuplatňujete 100 % nákladov na pohonné hmoty, je potrebné vo vami určenom pomere analyticky rozúčtovať tieto náklady na daňovo uznateľné a daňovo neuznateľné (napr. v pomere 80/20). V prípad, že ste platiteľom DPH, to isté platí aj na rozúčtovanie DPH na odpočítateľnú a neodpočítateľnú časť.

Dobíjacie karty

U dobíjacích tankovacích kartách je situácia mierne náročnejšia. Hlavnou črtou takýchto kariet je, že tankovať z karty môžete dovtedy, pokiaľ na nej máte finančné prostriedky. Takže okrem účtovania bločkov z pokladnice, prípadne súhrnných dokladov vytvorených z týchto bločkov, je potrebné účtovať aj o prírastkoch a úbytkoch finančných prostriedkov na takýchto kartách.

Podľa postupov účtovania v sústave podvojného účtovníctva (Oznámenie 740/2002 Z.z.) sa na účte 213 – Ceniny účtuje stav a pohyb cenín pred ich vydaním do užívania, napríklad poštové známky, stravné lístky, kolky, telefónne karty, servisné poukážky a ostatné karty, ak majú hodnotu, z ktorej sa bude môcť čerpať po ich vydaní do užívania. Ceniny zverené zamestnancom alebo spoločníkom na použitie na vopred stanovené účely, sa účtujú ako pohľadávky voči zamestnancom alebo spoločníkom (§ 47 ods. 2 Oznámenia).

Ak máte vo firme viacero kariet pre viacero zamestnancov, je vhodné analyticky rozčleniť ako karty, tak aj zamestnancov. Účtovanie bude vyzerať nasledovne:

Dobitie palivovej/tankovacej karty 213 A / 221 (211)
Vydanie palivovej karty zamestnancovi 335 A / 213 A
Kúpa PHM (PHL) zamestnancom 501 A* / 335 A
Vrátenie palivovej karty so zostatkom 213 A / 335 A

V prípade, že palivová karta je poskytovaná aj spoločníkom firmy, namiesto účtu 335 – Pohľadávky voči zamestnancom sa použije účet 355 – Ostatné pohľadávky voči spoločníkom a členom.

Ak vo firme využívate len jednu kartu, ktorú dáte zamestnancovi, keď ide natankovať a po natankovaní vám ju vráti, prípustný je aj nasledovný “zjednodušený” spôsob účtovania:

Dobitie palivovej/tankovacej karty 213 A / 221 (211)
Kúpa PHM (PHL) 501 A* / 213 A

*Opäť, v prípade, že si neuplatňujete 100 % nákladov na pohonné hmoty, je potrebné vo vami určenom pomere analyticky rozúčtovať tieto náklady na daňovo uznateľné a daňovo neuznateľné (napr. v pomere 80/20). V prípad, že ste platiteľom DPH, to isté platí aj na rozúčtovanie DPH na odpočítateľnú a neodpočítateľnú časť.

V dnešnej dobe sa však najčastejšie stretnete s prvou verziou – evidenčnými kartami, nakoľko ide o administratívne najjednoduchší spôsob predaja a kúpy pohonných látok, tak pre zákazníka, ako aj pre predajcu.

Viac o uplatnení pohonných látok do nákladov nájdete v článku Pohonné hmoty – náklady/výdavky.

Mohlo by vás zaujímať: Ako účtovať o virtuálnych menách (kryptomenách) v jednoduchom a podvojnom účtovníctve?, Ako účtovať nákup a výdaj stravných lístkov pre zamestnancov u živnostníka?

[nahlás chybu v článku]