Dobrý deň. Pre pohodlie sme si v našej eseročke zriadili palivové karty, ktorými budeme tankovať v jednej sieti čerpacích staníc. Len teraz som trochu nesvoja v tom, ako to mám vlastne účtovať, cez aké účty. Doteraz som klasicky účtovala len bločky. Viete dať nejaký návod? Ďakujem.
Zdravím. Pri palivových/tankovacích kartách sa môžeme stretnúť s dvoma typmi fungovania takýchto kariet – evidenčnými kartami a dobíjacími kartami.
Evidenčné karty
Evidenčné karty slúžia len na zaevidovanie tankovania v danej sieti čerpacích staníc do ich informačného systému. Ten následne k určitému obdobiu, podľa toho ako máte zmluvne dohodnutú fakturáciu, vystaví faktúru za tankovania v tomto období, ktorá vám je spolu s výpisom tankovaní (dátum, čas, miesto, množstvo, číslo karty) doručená.
O tankovaní potom účtujete obdobne ako pri účtovaní pokladničných dokladov za tankovanie, iba s tým rozdielom, že faktúru evidujete v knihe záväzkov a jej následnú úhradu cez bankový účet alebo v hotovosti cez pokladňu.
Ide o veľmi jednoduchý systém, ktorý nie je zložitý na účtovanie. Tento spôsob, ak to je možné, odporúčam aj svojim zákazníkom, nakoľko je najmenej náročný nielen na administratívu, ale aj na sledovanie toku peňazí za tankovanie (nedochádza k viazaniu finančných prostriedkov na karte, ako tomu bude v ďalšom variante).
Účtovanie bude vyzerať nasledovne:
| Prijatá faktúra za tankovanie PHL | 501 A* / 321 |
| Úhrada faktúry za tankovanie | 321 / 221 |
*V prípade, že si neuplatňujete 100 % nákladov na pohonné látky, je potrebné vo vami určenom pomere analyticky rozúčtovať tieto náklady na daňovo uznateľné a daňovo neuznateľné (napr. v pomere 80/20). V prípad, že ste platiteľom DPH, to isté platí aj pre rozúčtovanie DPH na odpočítateľnú a neodpočítateľnú časť.
Dobíjacie karty
U dobíjacích tankovacích kartách je situácia mierne náročnejšia. Hlavnou črtou takýchto kariet je, že tankovať z kariet môžete dovtedy, pokiaľ na nich máte finančné prostriedky. Takže okrem účtovania bločkov z pokladnice, prípadne súhrnných dokladov vytvorených z týchto bločkov, je potrebné účtovať aj o prírastkoch a úbytkoch finančných prostriedkov na tankovacích kartách.
Podľa postupov účtovania v sústave podvojného účtovníctva (Oznámenie 740/2002 Z.z.) sa na účte 213 – Ceniny účtuje stav a pohyb cenín pred ich vydaním do užívania, napríklad poštové známky, stravné lístky, kolky, telefónne karty, servisné poukážky a ostatné karty, ak majú hodnotu, z ktorej sa bude môcť čerpať po ich vydaní do užívania. Ceniny zverené zamestnancom alebo spoločníkom na použitie na vopred stanovené účely, sa účtujú ako pohľadávky voči zamestnancom alebo spoločníkom (§ 47 ods. 2 Oznámenia).
Ak máte vo firme viacero kariet pre viacero zamestnancov, je vhodné analyticky rozčleniť ako karty, tak aj zamestnancov.
Účtovanie bude vyzerať nasledovne:
| Dobitie palivovej/tankovacej karty | 213 A / 221 (211) |
| Vydanie palivovej karty zamestnancovi | 335 A / 213 A |
| Kúpa PHL zamestnancom | 501 A* / 335 A |
| Vrátenie palivovej karty so zostatkom | 213 A / 335 A |
*Opäť, v prípade, že si neuplatňujete 100 % nákladov na pohonné látky, je potrebné vo vami určenom pomere analyticky rozúčtovať tieto náklady na daňovo uznateľné a daňovo neuznateľné (napr. v pomere 80/20). V prípad, že ste platiteľom DPH, to isté platí aj pre rozúčtovanie DPH na odpočítateľnú a neodpočítateľnú časť.
V prípade, že palivová karta je poskytovaná aj spoločníkom firmy, namiesto účtu 335 – Pohľadávky voči zamestnancom sa použije účet 355 – Ostatné pohľadávky voči spoločníkom a členom.
V dnešnej dobe sa však najčastejšie stretnete s prvou verziou – evidenčnými kartami, nakoľko ide o administratívne najjednoduchší spôsob predaja a kúpy pohonných látok, ako pre zákazníka, tak aj pre predajcu.
Viac o uplatnení pohonných látok do nákladov nájdete v článku Pohonné hmoty – náklady/výdavky.
Mohlo by vás zaujímať: Ako účtovať o virtuálnych menách (kryptomenách) v jednoduchom a podvojnom účtovníctve?
(Pôvodný článok 16.06.2019 | Aktualizované 12.05.2023, 17:59)