Pri transformácii účtovného záznamu sa píše o skenovaní, teda vychádza mi z toho použitie skenera. Môže sa však na digitalizáciou pokladničných dokladov či faktúr použiť aj iný nástroj, napríklad fotoaparát telefónu? Nakoľko aj ním viem splniť všetky podmienky transformácie.
Samotnej problematike digitalizácie sa v Zákone 431/2022 Z.z. o účtovníctve venuje § 33 ods. 5., ktorý hovorí o transformácii účtovného záznamu.
Pri transformácii účtovného záznamu skenovaním do súborového formátu v rastrovej* grafickej forme účtovná jednotka zabezpečí
- úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a v novej podobe,
- obsahovú zhodu a vizuálnu zhodu účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou,
- čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu v novej podobe,
- neporušenosť obsahu účtovného záznamu**.
*Rastrová grafická forma (rastrová grafika) označuje spôsob uloženia grafickej informácie opisom jednotlivých bodov (pixelov) v mriežke (fotka je výsledok vyskladania miliónov bodov v mriežke). Každý bod má v mriežke určenú svoju presnú polohu, farbu a iné parametre, napr. priehľadnosť. Medzi základne rastrové formáty patria BMP, GIF, JPG, PNG, TIFF a i.
**Neporušenosť obsahu účtovného záznamu je zabezpečená, ak zaslaním alebo sprístupnením účtovného záznamu alebo transformáciou účtovného záznamu v účtovnej jednotke nenastala zmena obsahu skutočností, ktoré sa účtovným záznamom zaznamenávajú (§ 31 ods. 5).
Ako to však ári zákonoch býva, jedno slovo vie narobiť veľkú paseku. A v tomto konkrétnom prípade je to slovo „skenovaním“. Z bežnej praxe sa skenovaním môže rozumieť:
- použitie skenera (zariadenia pripojeného k počítaču),
- v mobile použitie skenovacej aplikácie (pri tomto spôsobe sa využíva fotoaparát telefónu),
- v mobile použitie fotoaparátu, na zhotovenie fotky,
- využitie iného zariadenia schopného vytvoriť digitálnu podobu dokladu (napr. digitálny fotoaparát).
Pretože v zákone nie je nikde vysvetlené, čo sa chápe pod pojmom skenovať, otvára sa tu priestor na jeho voľný výklad. Či už zo strany podnikateľov, účtovníkov, daňových úradov alebo Ministerstva financií.
Preto, aby sme si ujasnili, teda skôr priblížili výklad slova skenovať (a prípadne zistili, kto robí nadprácu), opýtal som finančnej správy a Ministerstva financií nasledovnú otázku:
„Pri transformácii účtovného záznamu sa píše o skenovaní, teda vychádza mi z toho použitie skenera. Môže sa však na digitalizáciou pokladničných dokladov či faktúr použiť aj iný nástroj, napríklad fotoaparát telefónu? Nakoľko aj ním viem splniť všetky podmienky transformácie.“
A nižšie vám prinášam ich celé odpovede.
Finančná správa
Dobrý deň,
výkladu pojmu skenovania v súborovom formáte s rastrovou grafikovou podľa dôvodovej správy MF SR:
Transformáciu účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej môže účtovná jednotka vykonať zaručenou konverziou. K zaručenej konverzii sa navrhuje alternatíva, ktorou možno vykonať zmenu listinnej podoby účtovného záznamu na elektronickú.
Cieľom alternatívy je uskutočniť takú transformáciu, ktorej výsledkom je maximálna možná zhoda vrátane vizuálnej s originálom, resp. účtovným záznamom v listinnej podobe. Pri dodržaní navrhovaných požiadaviek na skenovanie, kde výstupom je sken (obrázok) uložený v súborovom formáte s rastrovou grafikou (napr. obrázok uložený vo formáte .pdf, .png, .jpg, .tiff), sa takýto elektronický účtovný záznam bude považovať za preukázateľný a nebude sa požadovať predloženie účtového záznamu v pôvodnej listinnej podobe.
Predloženie účtovného záznamu v pôvodnej listinnej podobe sa tiež nevyžaduje, ak následné úpravy elektronického formátu (napr. formátu .pdf technikou OCR – Object Character Recognition) zachovávajú rastrovú podobu.
Skenovaním je možné transformovať všetky druhy účtovných dokladov, ktoré sa v súčasnosti vyhotovujú väčšinou v listinnej podobe ako napríklad príjmový a výdavkový pokladničný doklad, pokladničné bločky.
Účtovná jednotka môže transformovať elektronické účtovné záznamy do listinnej podoby zaručenou konverziou alebo, ak elektronický účtovný záznam neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať, účtovná jednotka ho môže vytlačiť na papier so zachovaním neporušenosti a čitateľnosti obsahu a v tejto podobe ich môže uchovávať a predložiť v prípade kontroly.
Záver:
Odporúčame vyhodnotiť, či fotka z telefónu spĺňa uvedené parametre podľa výkladu zákona o účtovníctve.
Uvedená odpoveď má informatívny charakter a bola vypracovaná na základe informácií poskytnutých daňovým subjektom v jeho žiadosti.
Ministerstvo financií Slovenskej Republiky
Ministerstvu financií Slovenskej republiky bola dňa 23. októbra 2023 doručená Vaša žiadosť týkajúca sa transformácie účtovného záznamu.
Spôsob a podmienky transformácie účtovného záznamu sú ustanovené v § 33 zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon“), pričom zákon pri transformácii účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby spôsobom uvedeným v § 33 ods. 5 zákona explicitne neupravuje akým zariadením je možné skenovanie uskutočniť. Z uvedeného vyplýva, že transformácia účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby skenovaním, pri ktorej sú dodržané všetky podmienky podľa § 33 ods. 2 a 5 zákona, môže byť vykonaná aj pri použití fotoaparátu telefónu.